Depuis l’avènement du premier système de messagerie électronique dans les années 1970, l’importance des emails dans notre mode de vie quotidien ne peut être sous-estimée. Que ce soit dans un cadre professionnel ou personnel, nous utilisons quotidiennement les emails pour communiquer, partager des informations et rester connectés. Cependant, bien que son utilisation soit courante et répandue, il existe certains aspects de l’email qui sont souvent mal compris ou mal utilisés, l’un d’eux étant l’usage du terme « CC ».
Ce terme, utilisé dans le champ d’adresse d’un email, est un outil pratique et essentiel de la messagerie électronique. Mais que signifie-t-il vraiment ? Quand et comment devrait-on l’utiliser ? Et quels sont les pièges à éviter lors de son utilisation ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.
Définition de ‘CC’
Étymologie du terme
Avant de comprendre son utilisation dans le contexte de l’email, il convient de remonter aux origines du terme. ‘CC’ est l’abréviation de l’expression anglaise « carbon copy ». Cette expression remonte à une époque lointaine, avant l’ère du digital, où lorsqu’une lettre ou un document devait être copié, une feuille de papier carbone était placée entre l’original et une autre feuille de papier. La pression de l’écriture sur l’original transférait l’encre du papier carbone à la nouvelle feuille, créant ainsi une copie exacte ou une ‘carbon copy’.
Signification de ‘CC’ dans le contexte de l’email
Dans le contexte de l’email, ‘CC’ signifie simplement que vous envoyez une copie de votre correspondance à une ou plusieurs personnes en plus du destinataire principal. Cela permet de partager une information avec plusieurs personnes simultanément sans avoir à leur envoyer des emails séparés.
Fonctionnement du ‘CC’ dans un email
Utilité et objectif
La fonction ‘CC’ est utile lorsque vous voulez partager une information avec plusieurs parties sans avoir à rediriger ou à réécrire la même information à plusieurs reprises. En mettant des personnes en ‘CC’, vous leur donnez accès à l’information même si elles ne sont pas les destinataires principaux du message. C’est donc un moyen idéal de tenir un individu ou un groupe de personnes informé des développements d’une situation sans qu’ils aient nécessairement à intervenir ou à prendre part à la conversation.
Réfléchissez à une situation où vous envoyez un email à votre collègue pour discuter d’un problème lié à un projet sur lequel vous travaillez tous les deux. Toutefois, même si votre manager ou d’autres membres de l’équipe ne sont pas directement impliqués dans ce problème particulier, vous voulez qu’ils soient informés de la situation. Dans ce cas, les mettre en ‘CC’ serait une solution efficace.
Le choix de personne à mettre en ‘CC’
Alors que le ‘CC’ est un outil pratique, il est important de l’utiliser avec discernement. Mettre quelqu’un en ‘CC’ est une décision qui doit être soigneusement réfléchie. Il est important de s’assurer que le contenu de l’email est pertinent pour toutes les parties, de respecter toujours la confidentialité et de s’assurer que la personne ajoutée est à l’aise avec les autres destinataires.
Gardez également à l’esprit que certaines informations peuvent être sensibles et que tous les destinataires de l’email pourront voir les adresses des personnes mises en ‘CC’. Il est donc crucial de s’assurer que cela ne pose pas de problème pour aucune des parties impliquées.
Exemples d’utilisation du ‘CC’
En situation professionnelle
Imaginons une situation où vous êtes responsable de la planification d’une réunion d’équipe. Vous envoyez un email à vos collègues avec tous les détails concernant la date, l’heure et le lieu de la réunion. Toutefois, bien que votre superviseur n’ait pas à assister à cette réunion, vous voulez l’informer des préparatifs. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonction ‘CC’ pour inclure votre superviseur dans l’email. De cette façon, votre superviseur sera informé de la réunion sans être le destinataire principal du message.
En situation personnelle
L’utilisation de ‘CC’ n’est pas limitée au contexte professionnel. Dans un contexte plus personnel, par exemple, si vous êtes en voyage à l’étranger et que vous envoyez un email à votre famille pour partager vos expériences, vous pouvez mettre en ‘CC’ vos amis proches qui peuvent également être intéressés par vos aventures. De cette manière, vos amis seront également tenus au courant de votre voyage sans que vous ayez à écrire et à envoyer un autre email.
Les erreurs à éviter
Utiliser abusivement le ‘CC’
Comme pour tout outil de communication, l’utilisation de la fonction ‘CC’ nécessite un certain tact. L’envoi abusif d’emails à des personnes qui n’ont pas besoin de l’information ou qui ne sont pas concernées par le sujet peut facilement tourner en spam et être perçu comme une intrusion.
Pensez à toutes les fois où vous avez reçu des emails non pertinents ou non sollicités, qui vous ont été envoyés simplement parce que vous étiez en ‘CC’ dans une longue liste de destinataires. Ce n’est pas seulement ennuyeux, mais cela peut également entraîner que des informations importantes soient perdues au milieu de tous ces emails indésirables.
Ne pas distinguer entre ‘CC’ et ‘CCI’
Une fonction liée au ‘CC’ est le ‘CCI’ ou « Copie Carbone Invisible ». Contrairement au ‘CC’, les personnes en ‘CCI’ ne peuvent pas voir qui d’autre a reçu la copie de l’email. C’est une fonction utile lorsque vous voulez partager une information avec plusieurs personnes sans révéler leurs adresses email les unes aux autres.
Cependant, il est important de s’assurer d’utiliser correctement ‘CC’ et ‘CCI’. Si vous utilisez ‘CC’ lorsque vous auriez dû utiliser ‘CCI’, vous pourriez révéler des adresses email à des personnes qui n’auraient pas dû les voir, ce qui représente une violation de la confidentialité.
Conclusion
Le terme ‘CC’ est une importante fonction des emails qui fait référence à la copie d’un message envoyée à des personnes autres que le destinataire principal. C’est un moyen efficace de partager l’information avec d’autres parties intéressées et de s’assurer que toutes les personnes pertinentes sont informées d’une situation particulière.
Comprendre et utiliser correctement le ‘CC’ est essentiel pour maintenir une communication claire et respectueuse dans le monde numérique. Rappelons-nous de toujours réfléchir avant de décider qui inclure en ‘CC’ et de faire preuve de tact et de considération lors de l’envoi d’emails.
L’utilisation appropriée de ‘CC’ peut contribuer à renforcer les relations, à améliorer la communication et à favoriser le partage de l’information. Pourtant, utilisé incorrectement, ‘CC’ peut être une source de confusion, un viol de la confidentialité et même conduire à une surcharge d’information, aussi appelée « infobésité ». C’est pourquoi il est si crucial d’aborder le ‘CC’ avec précaution et discernement.
